インク交換

複合機では、印刷をする機能を3つも含んでいるので、当然用紙やインクの減り方も早いです。
ここでは、インクを交換する手順と注意事項を確認しましょう。

インク交換の手順

インクが入っている容器全体を「トナー」といいます。
トナーを交換するときには、インクが非常にこぼれやすくなっているので、書類や服が汚れないように十分に気を付けてください。

タッチパネルに「トナーがありません」と表示されると、交換の手順を指示されます。
まず、古いからのトナーを機器から取り出します。
この時、複合機の電源をつけたままにしてください。
電源を切った状態だと、インクの残量が正しく表示されません。
新しいトナーを準備してタッチパネルの指示にしたがって交換してください。
この時、複合機に合わせたメーカーのトナーを補充するようにしてください。
異なるメーカーのものだと機器が故障してしまう恐れがあります。

注意事項

機器により、本当にトナー残量がなくなる前に「インクが少なくなっています」と知らせるものもありますが、実際には新しいトナーを買いに行く目安にする程度で、少なくなっているという表示があったからと言ってすぐに新品と取り換える必要はありません。
しかし、インクが少なくなっているという表示を無視し続けていると、次第に印刷に色むらが出たり特定の色が出なくなるということが起こります。
印刷がうまくいかなくなった場合には、速やかにトナーを交換しましょう。
交換しないで、今あるインクだけで印刷を続行しようとすると、印刷はされますが、機器の故障の原因になってしまいます。

トナーの交換も複合機を長く使うにつれて頻繁に行われる作業でしょう。
何回も交換して慣れていても、故障の原因を作らないように慎重に行いましょう。

紙づまりが発生したら

紙詰まりが発生すると、印刷が自動的に停止し、タッチパネルに「紙詰まりです」という表示とともに、紙詰まりを解消するための手順が表示されます。
基本的にその指示に従ってメンテナンスしてください。

注意事項

印刷が停止するとは言っても、複合機の本体自体は稼働していますので、2次被害を引き起こさないためにも、十分に気を付けて慎重にメンテナンスを行ってください。

・詰まった用紙を再利用しないでください。
紙詰まりの原因になった用紙を危機から取り出してみたら、特によじれたり破れているわけでもなく、再利用ができそうではないかと思うこともあるかもしれません。
損なわれているようには見えない紙をすてることがもったいないと感じるかもしれません。
しかし、一度機器に詰まった紙には、詰まるだけの理由があるものなのです。
パッと見ただけでは汚れていないし、普通に使えるのではないかと思えるようでも、微妙に曲がっているかもしれないのです。
そのまま再利用することで、再び紙を詰まらせることになったら、さらに普通に使えるまでに時間がかかってしまうのです。
原因になった紙の再利用はしないでください。

・紙片を本体内に残さないように注意してください。
タッチパネルの指示通りに詰まったところから原因の紙を取り出すときに、本当に取り出した紙が全部か確認しましょう。
確かに、詰まった紙を取り出そうとすると、途中で紙が破れてしまったりするかもしれません。
しかし、本体に紙片が残ると紙詰まりが再発する危険性が高いので、できる限り全部の紙を取り出すようにしましょう。

複合機を使い続ける中で、一番に頻発するトラブルが紙詰まりだと思います。
早く元の状態に戻して、仕事を再開するためにも自分で解決できるようになりたいものです。

清掃

本体の清掃を定期的に行うことをお勧めします。
何のために清掃を行うのでしょうか。
複合機を長い年月の間、安全に使っていただくために清掃は必要なことです。
複合機はコピー、プリント、スキャン、ファックスの機能を1台でこなすことができる精密機械です。
そのため、小さな隙間にちりやほこりなどの物が入り込むと、動作に支障をきたすことがあり得ます。

ガラス面と原稿送りをきれいに

原稿を挟むガラス面が横れていると、印刷したときに黒い影が出たり、全体的に汚れた印象になってしまうこともあります。
原稿を本体に吸い込む部分も同様に、汚れていたり、異物が挟まったりしていると、印刷にムラが出たり、美しく映らなかったりしてしまいます。
そのため、印刷がうまくいかなかったときは、本体の性能を疑うよりも先に清掃がきちんとされているかを確認してください。
印刷がうまくいかないことだけではなく、複合機に汚れが溜まっていると、故障や漏電の原因になってしまうこともあります。

用紙トレイをきれいに

用紙トレイは、ほかの部分よりも比較的頻繁に人の手が入って開け閉めするので、それほどの頻度で清掃することは必要ないと思われます。
しかし、毎回用紙を補充するときに、何千枚の塊で入れているのですから、紙同士が擦れることによって微細なかすが発生することも考えられます。
そのため、原稿を読み取る機械ほどではなくとも、定期的に清掃することを心がけたいところです。
清掃するときには、ほかの部分と同じく薄めた中性洗剤かアルコールを使ってください。
この時、ふき取った用紙トレイが完全に乾いたことを確認して、印刷するようにしましょう。
用紙トレイが完全に乾かないまま使用すると、トレイの中に湿気が溜まることになり、印刷したときにインクが薄く出ることがあるので注意しましょう。

本体の清掃は、複合機を長く安全に使うために必要なことですが、濡れたままになっていたり、電源を抜いたままにしておくと、通常の業務に支障をきたしてしまいます。
使わないときを見計らって、業務終了後や仕事の休憩時間に清掃をするようにしましょう。