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コピー機の一般的な機能

On 2014年5月27日, in 基本操作, by webassist
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コピー機

コピー機とは?

コピー機とは、一般的に複数の機能を持った機器のことを指します。
オフィスで使うコピー機はコピー、プリンター、ファックス、スキャンの4つの機能を持っています。

コピー機能

コピーとは、紙の原稿を何枚にも印刷できる機能です。
ここで、紙をコピーするのではなく、パソコンから出力したものを紙として取り出すことはプリンターなので、間違えないようにしましょう。
コピーとプリントの大きな違いは、紙にしたい原本が紙か、電子で形のないものかといったことです。

プリンター機能

コピーとは違い、パソコンから出力したものを紙にすることができます。

ファックス機能

一般家庭や会社にあるファックスというのは、電話回線を経由して送信元の内容を送信先に送るものです。
実は、このファックスという機能は海外では、すでに使われなくなった機能として、ビジネスでも家庭でも電子メールの普及に替わられています。
しかし、日本では、手書きの文章を相手に届けることができる点が評価されています。
いまだビジネスの世界では欠かせない機器になっています。

スキャン機能

スキャンとは、実在しているものをデータ化することです。
例えば、紙の書籍を電子書籍にしようとするとき、まずは、書籍に何が書いてあるのかをそのままデータ化することが必要です。
この時に、スキャンを使います。
それから、データ化されたものをもとに電子書籍として加工するのです。
電子書籍だけではなく、今まで紙の資料を参考にするしかなかった歴史的資料なども、データ化してパソコン画面で見られるようにしたことによって、歴史的資料を劣化させることなく保存ができるようになりました。

このような4つの機能を一つの機械で行うことを可能にしたのが、コピー機です。

複合機

 

インク切れの場合は

On 2014年6月15日, in メンテナンスのやり方, by webassist
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インク交換

複合機では、印刷をする機能を3つも含んでいるので、当然用紙やインクの減り方も早いです。
ここでは、インクを交換する手順と注意事項を確認しましょう。

インク交換の手順

インクが入っている容器全体を「トナー」といいます。
トナーを交換するときには、インクが非常にこぼれやすくなっているので、書類や服が汚れないように十分に気を付けてください。

タッチパネルに「トナーがありません」と表示されると、交換の手順を指示されます。
まず、古いからのトナーを機器から取り出します。
この時、複合機の電源をつけたままにしてください。
電源を切った状態だと、インクの残量が正しく表示されません。
新しいトナーを準備してタッチパネルの指示にしたがって交換してください。
この時、複合機に合わせたメーカーのトナーを補充するようにしてください。
異なるメーカーのものだと機器が故障してしまう恐れがあります。

注意事項

機器により、本当にトナー残量がなくなる前に「インクが少なくなっています」と知らせるものもありますが、実際には新しいトナーを買いに行く目安にする程度で、少なくなっているという表示があったからと言ってすぐに新品と取り換える必要はありません。
しかし、インクが少なくなっているという表示を無視し続けていると、次第に印刷に色むらが出たり特定の色が出なくなるということが起こります。
印刷がうまくいかなくなった場合には、速やかにトナーを交換しましょう。
交換しないで、今あるインクだけで印刷を続行しようとすると、印刷はされますが、機器の故障の原因になってしまいます。

トナーの交換も複合機を長く使うにつれて頻繁に行われる作業でしょう。
何回も交換して慣れていても、故障の原因を作らないように慎重に行いましょう。

トナー交換

 


紙づまりが発生したら

紙詰まりが発生すると、印刷が自動的に停止し、タッチパネルに「紙詰まりです」という表示とともに、紙詰まりを解消するための手順が表示されます。
基本的にその指示に従ってメンテナンスしてください。

注意事項

印刷が停止するとは言っても、複合機の本体自体は稼働していますので、2次被害を引き起こさないためにも、十分に気を付けて慎重にメンテナンスを行ってください。

・詰まった用紙を再利用しないでください。
紙詰まりの原因になった用紙を危機から取り出してみたら、特によじれたり破れているわけでもなく、再利用ができそうではないかと思うこともあるかもしれません。
損なわれているようには見えない紙をすてることがもったいないとおもうかもしれません。
しかし、一度機器に詰まった紙には、詰まるだけの理由があるものなのです。
パッと見ただけでは汚れていないし、普通に使えるのではないかと思えるようでも、微妙に曲がっているかもしれないのです。
そのまま再利用することで、再び紙を詰まらせることになったら、さらに普通に使えるまでに時間がかかってしまうのです。
原因になった紙の再利用はしないでください。

・紙片を本体内に残さないように注意してください。
タッチパネルの指示通りに詰まったところから原因の紙を取り出すときに、本当に取り出した紙が全部か確認しましょう。
確かに、詰まった紙を取り出そうとすると、途中で紙が破れてしまったりするかもしれません。
しかし、本体に紙片が残ると、上津m利が再発する危険性が高いので、できる限り全部の紙を取り出すようにしましょう。

複合機を使い続ける中で、一番に頻発するトラブルが紙詰まりだと思います。
早く元の状態に戻して、仕事を再開するためにも自分で解決できるようになりたいものです。

紙詰まり

 

長く使い続けるために

On 2014年6月13日, in メンテナンスのやり方, by webassist
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清掃

本体の清掃を定期的に行うことをお勧めします。
何のために清掃を行うのでしょうか。
複合機を長い年月の間、安全に使っていただくために清掃は必要なことです。
複合機はコピー、プリント、スキャン、ファックスの機能を1台でこなすことができる精密機械です。
そのため、小さな隙間にちりやほこりなどの物が入り込むと、動作に支障をきたすことがあり得ます。

ガラス面と原稿送りをきれいに

原稿を挟むガラス面が横れていると、印刷したときに黒い影が出たり、全体的に汚れた印象になってしまうこともあります。
原稿を本体に吸い込む部分も同様に、汚れていたり、異物が挟まったりしていると、印刷にムラが出たり、美しく映らなかったりしてしまいます。
そのため、印刷がうまくいかなかったときは、本体の性能を疑うよりも先に清掃がきちんとされているかを確認してください。
印刷がうまくいかないことだけではなく、複合機に汚れが溜まっていると、故障や漏電の原因になってしまうこともあります。

用紙トレイをきれいに

用紙トレイは、ほかの部分よりも比較的頻繁に人の手が入って開け閉めするので、それほどの頻度で清掃することは必要ないと思われます。
しかし、毎回用紙を補充するときに、何千枚の塊で入れているのですから、紙同士が擦れることによって微細なかすが発生することも考えられます。
そのため、原稿を読み取る機械ほどではなくとも、定期的に清掃することを心がけたいところです。
清掃するときには、ほかの部分と同じく薄めた中性洗剤かアルコールを使ってください。
この時、ふき取った用紙トレイが完全に乾いたことを確認して、印刷するようにしましょう。
用紙トレイが完全に乾かないまま使用すると、トレイの中に湿気が溜まることになり、印刷したときにインクが薄く出ることがあるので注意しましょう。

本体の清掃は、複合機を長く安全に使うために必要なことですが、濡れたままになっていたり、電源を抜いたままにしておくと、通常の業務に支障をきたしてしまいます。
使わないときを見計らって、業務終了後や仕事の休憩時間に清掃をするようにしましょう。

清掃

 


セキュリティに関して

会社の中では多くの人が同じ複合機を使うことになると思います。
そんなときのセキュリティに関して不安に思うこともあるのではないでしょうか。
複合機を安心して使うために必要な機能をご紹介します。

ユーザー設定

社員ごとに使える機能を制限することで、操作ミスを防ぐとともに、コスト削減に全社員一丸となって取り組むことが可能です。
具体的には、操作パネルで管理者として設定を行います。
そこで、基本的に印刷を白黒にする、と設定することもできます。
毎回個別に印刷設定を変更しない限りでは、すべてのプリントが白黒で印刷されることになります。
カラーで印刷するためには、印刷しようとするときに印刷設定を変更することが必要なのです。
こうすることで、不必要なカラー印刷を控えることができ、黒インクよりも比較的メダンの高いカラーインクの消費を減らすことができます。

パスワードをかける

日常でパスワードをかけるのは、自分以外のほかの人に閲覧されることを防ぐためです。
複合機にも、パスワードをかけることで他人の閲覧からファイルを守ることができるのです。
例えば、読み取った個人情報が載った重要書類をスキャンでデータ化するとします。
しかし、読み取った時には、すぐに保存先のUSBやパソコンファイルを用意することができなかったので、複合機本体に保存するとします。
この時に、自分しか保存したファイルを開けないようにパスワードを設定することができます。
ファイル名を自分専用にすることで、他人からの閲覧を防ぐことが一応できますが、パスワードを設定することで、より機密保持を高めることができます。

複合機には4つの異なる機能が入っているので、その分1つの機能しか持たない機器よりも多くの人が使う機会が増えます。
そのため、複合機のセキュリティを高めることで情報漏えいを防ぐことができるのです。

パスワード

 

データの保存

On 2014年6月11日, in ボックス機能の使い方, by webassist
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本体内に保存

スキャンしてデータ化したものを複合機本体に保存することができます。
1台の複合機にどのぐらいの容量があるのかということは、その複合機により違います。
取扱説明書を見るか、カスタマーセンターに問い合わせるといいでしょう。
スキャンはしたけど、このデータを入れるところがまだない…
とりあえずスキャンだけでもしておいて、保存先はこれから作ろうか…
そんなときの一時的な保存先として、本体へのデータ保存が有効です。
一時的な保存をしておいて、後からメールに添付して送ることも可能ですし、USBメモリーに保存しなおすのもいいですし、パソコンに送ってデータを加工することもできます。

USBメモリーに保存

スキャンしたデータをUSBに保存することができます。
USBに移行する手順は2通りあります。
まずは、本体に保存していたデータを呼び出してUSBに移動させることです。
スキャンしたときに、保存先が決まっていなくて本体に保存していたが、USBに保存して持ち歩きができるようにしたいと思った時に便利です。
USBに保存することにより、パソコンは持ち歩くことができませんが、データを膾炙から自宅のパソコンに持ち帰って加工することもできるのです。

パソコンに保存

スキャンしたデータを複合機から直接パソコンへ送ることができます。
それには複合機とパソコンがネットワークでつながっていることが条件です。
本体に保存していたものを改めてパソコンに送るのもいいですし、本体に保存することなくパソコンに送ることも可能です。

保存せずにメール送信

どこにも保存することなく、スキャンしたデータを複合機から直接メール送信することができます。
この時、宛先のメールアドレスをアドレス帳か引用するか、直接操作パネルから乳六するかしましょう。
後は送信するだけです。
相手には添付ファイルとして届きます。

スキャンしたデータをどのようにするか、選択の幅が広がっています。
スキャンしたデータをそうしようか、と悩んだときには本体に保存することをお勧めします。

USB

 

保存形式の色々

On 2014年6月10日, in スキャナーの使い方, by webassist
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PDF形式とは

印刷ページと同じ状態を保存するファイルの形式です。
パソコンがWindowsかMacかにこだわることなく、同じ見た目で文章を表現できる点が一番使われることが多い理由です。
Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の頭文字をとったものです。
紙の上に印刷して表現される文書のデザインやレイアウトなどをそのまま表現できるのです。
PDFを使うことができます。
ただ、写真のような画像オンリーのファイルを保存する場合には、TIFFやJPEGのような形式を使うほうが美しく保存するのには適しているでしょう。
PDF形式でファイルが送られてきたら、PDFを開くための専用のファイルを使わなくてはいけません。
PDFリーダーと呼ばれるものです。
代表的なものにAdobe Readerがあります。
こうした、ファイル形式がいくつかの種類に分けられているのは、画像の特徴だけではなく、送り先に合わせたファイルを選んでいることも関係するのです。

TIFF・JPEG形式とは

PDFが文書を保存するために使われる形式であるのに対し、TIFFとJPEGの形式はどちらも画像を保存するために使われる形式です。
TIFFは、画像を閲覧することができるソフトなら、何にでも対応しています。
JPEGは、画像を閲覧するのに特定のソフトを必要としますが、どうしても容量が重たくなってい舞った画像を軽く加工して、送ることができる点で、優れています。
また、JPEGファイルを開くための専用のソフトは、無料で配布されているので、簡単に手に入れることができます。

これら2つのファイル形式は代表的なものですので、相手先のパソコンで開けないということはないでしょう。
この2つのほかにも専門的なファイルを保存する形式がありますので、データをメール添付で相手に送るときには、どの形式で送ればいいかを一応確認しておくことをお勧めします。
もしも、自分が保存した形式とは違う保存形式で送るように指定された時には、相手に合わせて保存形式を作り替える作業を行うようにしましょう。

ファイルを保存

 

スキャンの仕方

On 2014年6月9日, in スキャナーの使い方, by webassist
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スキャン機能

スキャンとは、実在しているものをデータ化することです。
例えば、紙の書籍を電子書籍にしようとするとき、まずは、書籍に何が書いてあるのかをそのままデータ化することが必要です。
この時に、スキャンを使います。
それから、データ化されたものをもとに電子書籍として加工するのです。
電子書籍だけではなく、今まで紙の資料を参考にするしかなかった歴史的資料なども、データ化してパソコン画面で見られるようにしたことによって、博物館や美術館などでも歴史的資料を劣化させることなく保存ができるようになりました。
オフィスでは、主に紙文書をデータ化してパソコンに取り込む際に用います。
例えば、今では会社の沿革も規則もデータ化されて、会社の社員全員のパソコンに入っているかもしれませんが、今ほどデータ化が一般的になっていなかったときから創業している会社にはいまだに資料室に紙資料が保管されているかもしれません。
会社の歴史が長くなるほど、規模が大きくなればなるほど、そのような紙の資料を保管するための場所に困るようになることでしょう。
そんな時、今まで積み重なってきた紙資料をスキャンを使うことで、省スペースかつ、会社の資料を探すのが容易になるのです。

指定した場所に直接データを送信

スキャナで読み取ったデータをパソコンに送ることはもちろん、複合機本体に直接USBメモリーを接続することによって、USBメモリーに保存することも可能です。
また、操作ディスプレイでアドレスを入力することにより、スキャナでデータ化したものをメールに添付して送ることも可能です。

スキャナ機能を使って今までの紙文書の整理を行うことで、省スペースと、安全な機密保持が可能になります。

データ化

 

誤送信を防ぐには

On 2014年6月8日, in ファックスの使い方, by webassist
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アドレス帳を使って便利に

複合機の中にアドレスを記憶しておくことで、ファックスやスキャナでデータ化したものをメールで送るときに、いちいち直接入力することがありません。
携帯電話でも、毎回電話番号をプッシュして電話を掛ける人は少ないのではないのでしょうか。
複合機の中にアドレス帳を保存しておくことで、毎回入力する手間を省くことができるのです。
また、複合機の中に記憶されていなかったアドレスに送信する際には、一度目は一文字ずつ入力する必要がありますが、2度目以降はアドレス帳に入れておけば、アドレス帳を検索するだけで構いません。
アドレス帳を使うことによって、細かな文字列の入力ミスが原因で間違った送信先に送ってしまうことを防ぐことができます。

誤送信を防ぐ

送信先のアドレスを1文字入力を間違って、間違った送信先に送ってしまった…
そんなことがないように、アドレス帳のほかにも誤送信を防ぐ仕組みがあります。
複合機の操作パネルでメールアドレスやファックス番号を入力すると、「この送信先に送ってもいいですか」という確認のメッセージが現れるようになっています。
もしも、アドレスを間違えたことで、重要な内容を他人に知らせることになってしまったら大変です。

複合機に備え付けられている機能を使って、メールやファックスを安全に便利に使いましょう。

アドレス

 

複合機のファックス

On 2014年6月7日, in ファックスの使い方, by webassist
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宛先を入力する

ファックスを送る際には、相手先の電話番号が必要不可欠です。
電話番号を入力して相手を指定するには、複合機の操作パネルでタッチパネルと数字キーを使い分けながら入力することが必要です。
ファックスの誤送信を防ぐために、送信する前に一度は送信先を確認することをお勧めします。

原稿いらずのファックス

通常のファックス機を使ったファックス送信には、紙の原稿が欠かせません。
そのため、パソコンで作った文書をファックスにして送りたいと思った時に、パソコンの文書をわざわざ印刷してから、ファックスする、という手順を踏まざるを得ませんでした。
しかし、複合機で行うファックスには、必ずしも紙の原稿を必要としないのです。
従来のファックスの方法では、送信するときにファックスの前に移動しなければいけませんでした。
しかし、パソコンから直接ファックス原稿として複合機に送ることができます。
そのため、手間を省くことができることはもちろん、送信した後にはすぐに不要になる紙を印刷する必要がないため、紙資源の無駄を防ぐこともできるのです。

インターネットファクスとは

インターネットファックスとは、従来の電話回線を利用したファックスとは違い、インターネット環境と複合機があればできる便利なものです。
従来のファックス機では、送られてくる内容が受信するまでわかりませんでした。
例えば、会社にあるパソコンのセールのお知らせなどは、パソコンの買い替えを検討しているのでもない限り、不要なものです。
送られてくる内容が事前にわかっていたとしたら、ファックスの用紙とインクを使ってまで印刷したいとはあまり思わないかもしれません。
そんな時、インターネットファックスを使うと、あらかじめ送られてくる内容を吟味することができるのです。
また、事前に設定が必要ではありますが、インターネットファックスと一緒に使うと便利なものが、受信する内容をパソコンで見られるというものです。
必ずしもパソコンだけで見られるというものではなくて、転送設定をしていさえすれば、外出中のスマートフォンでも受信内容を確認することができるのです。

通信手段としても、メール、電話の次に第3のツールとして使いましょう。

ファックス

 

プリントするには

On 2014年6月6日, in プリンターの使い方, by webassist
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プリントするには

プリントすることは、コピーとは違ってパソコンから出力した画像なり文書なり形がないものを印刷することです。
パソコンと複合機がきちんと接続されていることが絶対条件です。

「印刷」ボタンを押す

パソコンで印刷したい文書や画像を指定し、「印刷ボタン」を押します。
すぐに印刷設定を入力する画面が出るので、どのように印刷するのか、必要な枚数は何枚か、画質は通常のままか特殊効果が必要か、両面なのか片面なのかを指定します。
印刷設定の仕方は複合機の操作パネルではなく、パソコンで決めていきます。

用紙を指定する

パソコンから印刷するものを、複合機の用紙トレイに入っている通常の用紙ではなくて、特定の用紙に印刷したいときには、パソコンの印刷設定から「給紙方法」を選び、手出しトレイを指定します。

印刷する

すべての設定を終えたら「印刷」を押し、開始します。
途中で印刷ミスに気が付いたときには、パソコンの印刷中の動きを知らせる画面から、リセットボタンまたは、中止ボタンを押して中断してください。

プリントアウトするとき、パソコンの画面をよく見ながら必要な部分だけを印刷するように心がけましょう。
ページ設定など、無駄なくプリントアウトすることがコストカットにつながります。

プリンター機能