用紙をセットする

複合機を使って、文書を印刷するには、原稿とともに、用紙が必要です。

複合機内に用紙をセットする場合

この時、トレイのサイズに合った用紙をセットすることが必要です。
A4の用紙に印刷したいときには、Ａ４サイズの用紙を必要枚数以上、トレイに入れとくように。
この時、注意しておくべきは、しっかり用紙の幅を揃えてセットするということです。
幅が整っていないままに、トレイにセットしてしまうと、複合機の用紙を繰る部分を故障させてしまうことになりかねません。

手出しのトレイから用紙をセットする場合

トレイで決まった大きさの用紙に印刷するのではなく、少ない枚数だけを特定の用紙に印刷したいというときには、手出しのトレイを使いましょう。
例えば、何人も同時に複合機で印刷をしようとしているときに、決まった数の枚数だけを特定の用紙に印刷したいと思います。
しかし、ほかの人も印刷している中で、不用意に複合機の用紙トレイを開け閉めすると、意図しなかった原稿が印刷されてしまったり、印刷ミスをしてしまうことがります。
この時、手出しのトレイを使うことで、印刷ミスをすることなく、自分の作業をすることができるのです。
その他、オフィスで頻繁に手出しのトレイを使うときが、裏紙用紙に印刷しようとするときです。
もしも、裏紙に大量に印刷するからと言って、複合機のトレイにそのまま裏紙を設置してしまったらどうなるでしょう。
もし、同時にほかの人が、裏紙を使うわけにはいかない書類をプリントしようとしているときに、裏紙に印刷されてしまう印刷ミスが起きてしまいます。
備品を節約するためや、環境に配慮して、裏紙を使うことを推奨する会社も多いですが、印刷するときには、白紙の用紙と裏紙が混ざらないように注意しましょう。

用紙をセットするときには、用紙の種類や印刷の目的に合わせて、トレイと手出しのトレイを使い分けられるといいでしょう。

原稿をセットする

原稿をコピーする面が下を向くようにセットすることに注意しましょう。
また、読み取る部分では、サイズを調節つまみで合わせるようにしましょう。

操作パネルで設定をする

操作パネルを操作して、コピー機能を選び、同時にどのような指定をするのかを設定します。

部数を入力する

操作パネルで数字キーを使って、必要部数を入力しましょう。
部数は999部まで入力できます。

印刷する

すべての設定を終えたらスタートボタンを押し、印刷を開始します。
途中で印刷ミスに気が付いたときには、リセットボタンまたは、中止ボタンを押して印刷を中断してください。

こんなときどうするの？

用紙が詰まった
→用紙が詰まると、機械が停止してアラーム音が鳴ります。
紙が詰まった時には、操作パネルのディスプレイに紙が詰まったことを知らせるメッセージが表示されます。
表示されたメッセージに従って、詰まっている紙を取り除く作業をしてください。
機械内部に紙が詰まって、どうしても取れないときは、無理に引きずり出さないようにしましょう。
無理やりだとけがや故障の原因となります。
速やかにカスタマーセンターに連絡してください。

インクが切れた
→印刷中にインクが足りなくなったときは、操作パネルにそれを知らせるメッセージア表示されます。
表示に従って、インクを補充してください。
インクが足りなくなった瞬間に印刷していたものは印刷が中断され、交換した後にはそのまま注出したところからの印刷となります。
インクを交換するときには、新しいインクを手元に用意して作業してください。
交換する際に、インクがこぼれて床を汚す可能性があります。
あらかじめ紙などを床に引いて、原稿などが汚れないように注意してください。

コピー機能の基本的な使い方は以上です。
その他、あがきに印刷する場合や封筒に印刷する場合など、特殊な場合のコピーについては複合機の取扱説明書やカスタマーセンターに問い合わせください。

タッチパネル・操作パネル・操作画面

個々の複合機によって機能が異なり、操作パネルに表示されるボタンも違いますが、現在では、操作画面がタッチパネルになっているものも多いようです。
タッチパネル操作は、近年になってスマートフォンやタブレットが多くの人の間で使われるようになっているが、ここでもう一度おさらいしておきましょう。
タッチパネルを使うことによって、十字キーだけではなく、画面全体から行きたい画面を指示することができるようになりました。

ドラッグ操作

タッチパネルの画面に触れたままで、目的の位置まで指を動かすことをドラッグといいます。
特に、画面にリストが並んでいる場合には、ドラッグ操作をすることによって、リストを一つずつ見ながらページをめくることができます。

フリック操作

タッチパネル画面を指で払うように動かすことをフリックといいます。
特に、たくさんの画像が並んでいるようなリストの中から、下のほうに近い画像を探す際に使います。
ドラッグ操作とは違い、指を画面から話した後にもスクロールが続くため、一つ一つをじっくり見る必要がないときに素早く操作をすることが可能です。

タップ操作

タッチパネル画面をたたくようにして、指をつけては離すことをタップといいます。
このタップ操作をダブルクリックをする要領で2回繰り返すことをダブルタップといいます。
目的のボタンを押すときにタップしますが、特に、目的の画像を拡大したいときにダブルタップを使います。

タッチパネルや十字キーを自在に使って、効率よく複合機を使えるようになりましょう。

主電源と電源

複合機には電源といわれるものが2種類あります。
主電源スイッチと電源スイッチです。
主電源スイッチを切ると、たとえパソコンから出力したものをプリントしようとしたとしてもできません。
反対に、主電源スイッチを切らなければ、たとえ電源が切れていたとしても外部からのファックスを受信したりだとかはできるわけです。
例えば、Ａさんが複合機でコピーをしたとします。
必要な分のコピーを終えて、電源を切りました。
この時、主電源は入れたままです。
すると、後からＢさんがパソコンの資料をプリントアウトしました。
その時も、電源は入っていませんが、複合機自体の主電源は入ったままなので、問題なく複合機を使うことができます。
だから、営業時間中はで電源を切ったり入れたりするのにとどめ、営業時間終了とともに、主電源を落とすようにしたらいいでしょう。

節電モード

複合機の設定を変更することによって、複合機を使わない時間帯の消費電力を節約する「節電モード」を設定することができます。
ある一定の時間、複合機を使わないと自動的に消費電力を抑えるモードに入ります。
「節電モード」になったまま、さらに複合機を使わない時間が増えると、「スリープモード」に移行します。
スリープモードになると、節電モードのときよりもさらに消費電力を抑えることができます。
しかし、スリープモードに入った状態で、複合機を使おうとすると、利用できるまでに多少時間がかかります。
この2つのモードがあることの利点はどのようなことにあるのでしょう。
例えば、定時でほとんどの人が仕事を終えましたが、数人が残業をするために居残ったとしましょう。
この時、残業時間中ですから、通常の営業時間ほどには複合機をフル稼働させるというわけではないでしょう。
そんな時に、印刷をしない時間は電源を切って、節電モードかスリープモードにしておいて、いざ印刷をするというときに電源を入れて、機能をつけるようにすれば、残業中に無駄に電力を使うのではなく省エネができます。
複合機を選ぶ際には、消費電力を抑えるための機能が搭載されたものを選ぶようにしましょう。

コピー機とは？

コピー機とは、一般的に複数の機能を持った機器のことを指します。
オフィスで使うコピー機はコピー、プリンター、ファックス、スキャンの4つの機能を持っています。

コピー機能

コピーとは、紙の原稿を何枚にも印刷できる機能です。
ここで、紙をコピーするのではなく、パソコンから出力したものを紙として取り出すことはプリンターなので、間違えないようにしましょう。
コピーとプリントの大きな違いは、紙にしたい原本が紙か、電子で形のないものかといったことです。

プリンター機能

コピーとは違い、パソコンから出力したものを紙にすることができます。

ファックス機能

一般家庭や会社にあるファックスというのは、電話回線を経由して送信元の内容を送信先に送るものです。
実は、このファックスという機能は海外では、すでに使われなくなった機能として、ビジネスでも家庭でも電子メールの普及に替わられています。
しかし、日本では、手書きの文章を相手に届けることができる点が評価されています。
いまだビジネスの世界では欠かせない機器になっています。

スキャン機能

スキャンとは、実在しているものをデータ化することです。
例えば、紙の書籍を電子書籍にしようとするとき、まずは、書籍に何が書いてあるのかをそのままデータ化することが必要です。
この時に、スキャンを使います。
それから、データ化されたものをもとに電子書籍として加工するのです。
電子書籍だけではなく、今まで紙の資料を参考にするしかなかった歴史的資料なども、データ化してパソコン画面で見られるようにしたことによって、歴史的資料を劣化させることなく保存ができるようになりました。

このような4つの機能を一つの機械で行うことを可能にしたのが、コピー機です。