用紙をセットする

複合機を使って、文書を印刷するには、原稿とともに、用紙が必要です。

複合機内に用紙をセットする場合

この時、トレイのサイズに合った用紙をセットすることが必要です。
A4の用紙に印刷したいときには、Ａ４サイズの用紙を必要枚数以上、トレイに入れとくように。
この時、注意しておくべきは、しっかり用紙の幅を揃えてセットするということです。
幅が整っていないままに、トレイにセットしてしまうと、複合機の用紙を繰る部分を故障させてしまうことになりかねません。

手出しのトレイから用紙をセットする場合

トレイで決まった大きさの用紙に印刷するのではなく、少ない枚数だけを特定の用紙に印刷したいというときには、手出しのトレイを使いましょう。
例えば、何人も同時に複合機で印刷をしようとしているときに、決まった数の枚数だけを特定の用紙に印刷したいと思います。
しかし、ほかの人も印刷している中で、不用意に複合機の用紙トレイを開け閉めすると、意図しなかった原稿が印刷されてしまったり、印刷ミスをしてしまうことがります。
この時、手出しのトレイを使うことで、印刷ミスをすることなく、自分の作業をすることができるのです。
その他、オフィスで頻繁に手出しのトレイを使うときが、裏紙用紙に印刷しようとするときです。
もしも、裏紙に大量に印刷するからと言って、複合機のトレイにそのまま裏紙を設置してしまったらどうなるでしょう。
もし、同時にほかの人が、裏紙を使うわけにはいかない書類をプリントしようとしているときに、裏紙に印刷されてしまう印刷ミスが起きてしまいます。
備品を節約するためや、環境に配慮して、裏紙を使うことを推奨する会社も多いですが、印刷するときには、白紙の用紙と裏紙が混ざらないように注意しましょう。

用紙をセットするときには、用紙の種類や印刷の目的に合わせて、トレイと手出しのトレイを使い分けられるといいでしょう。