セキュリティに関して

会社の中では多くの人が同じ複合機を使うことになると思います。
そんなときのセキュリティに関して不安に思うこともあるのではないでしょうか。
複合機を安心して使うために必要な機能をご紹介します。

ユーザー設定

社員ごとに使える機能を制限することで、操作ミスを防ぐとともに、コスト削減に全社員一丸となって取り組むことが可能です。
具体的には、操作パネルで管理者として設定を行います。
そこで、基本的に印刷を白黒にする、と設定することもできます。
毎回個別に印刷設定を変更しない限りでは、すべてのプリントが白黒で印刷されることになります。
カラーで印刷するためには、印刷しようとするときに印刷設定を変更することが必要なのです。
こうすることで、不必要なカラー印刷を控えることができ、黒インクよりも比較的メダンの高いカラーインクの消費を減らすことができます。

パスワードをかける

日常でパスワードをかけるのは、自分以外のほかの人に閲覧されることを防ぐためです。
複合機にも、パスワードをかけることで他人の閲覧からファイルを守ることができるのです。
例えば、読み取った個人情報が載った重要書類をスキャンでデータ化するとします。
しかし、読み取った時には、すぐに保存先のUSBやパソコンファイルを用意することができなかったので、複合機本体に保存するとします。
この時に、自分しか保存したファイルを開けないようにパスワードを設定することができます。
ファイル名を自分専用にすることで、他人からの閲覧を防ぐことが一応できますが、パスワードを設定することで、より機密保持を高めることができます。

複合機には4つの異なる機能が入っているので、その分1つの機能しか持たない機器よりも多くの人が使う機会が増えます。
そのため、複合機のセキュリティを高めることで情報漏えいを防ぐことができるのです。